نام و نام خانوادگی: زینب شیردل
سمت: مسئول دبیرخانه
سطح نحصیلات: فوق لیسانس مدیریت آموزش
تلفن اداری:05831512968
ایمل سازمانی:
سابقه کاری: 20
..............................................................................
شرح وظایف:
1. ثبت و نظارت بر موضوعات مکاتبات دریافتی و ارسالی از طریق اتوماسیون اداری
2. بازبینی و کنترل ضمائم نامه های دریافتی و ارسالی
3. ثبت و نظارت و تفکیک و توزیع نامه های ارجاع شده به اقدام کننده ها و پیگیری آن
4. ثبت و نظارت بر مکاتبات داخلی
5. ثبت و نظارت بر حفظ و نگهداری سوابق مربوط به نامه ها طبق ضوابط و مقررات بشکل الکترونیکی در اتوماسیون و درصورت لزوم بایگانی فیزیکی
6. طبقه بندی و کدگذاری و بایگانی مکاتبات طبق دستورالعمل های مربوطه
7. ثبت مکاتبات و مستندات مربوط به کارکنان و واحدها در دفاتر ارسال و مراسلات وتحویل آن درقبال اخذ رسید
.8 ارسال و پیگیری کلیه مکاتبات خارج از سازمان طی دستور مقامات ذیربط
9 . انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
10. آشنایی با رایانه، مهارتهای امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی
11. حفظ و نگهداری از تجهیزات و اموال تحت اختیار مربوطه و استفاده بهینه و صحیح از آنها مانند کامپیوتر ، پرینتر ، اسکنر و .....
12. حفظ و نگهداری پرونده ها
13. تشکیل زونکن، لیبل گذاری و درج اسامی برای پرونده های راکد( شامل فارغ التحصیل ها، اخراجی ها، انصرافی ها، و...)
14. تحویل پرونده ها به کارشناسان درخواست کننده
15. ضبط و جایگزینی اوراق مربوط در پرونده ها